采购管理标准规定.doc

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1、采购管理标准规定1、 制定采购方案(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购方案和预算报财务部审核；(2)方案外采购或临时增加的工程，并制定方案或报告财务部审核；(3)采购方案一式四份，自存一份，其它三份交财务部。2、审批采购方案：(1)财务部将各部门的采购方案和报告汇总，并进行审核；(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算；(3)将汇总的采购方案和预算报总经理审批；(4)经批准的采购方案交财务总监监督实施，对方案外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。3、物资采购：(1)采购员根据核准的采购方

2、案，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供给。(2)大宗用品或长期需用的物资，根据核准的方案可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按方案或下单进行采购，以保证供给。(4)方案外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。4、物资验收入库：(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收；(2)仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需

3、直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。5、报销及付款(1)付款：采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准前方可付款；支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，假设由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内；按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准前方可付款，但现金必须在一定的范围内。(2)报销：采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在方案预算内，核准前方可给予报销。采购员假设向个体户购置商品，可通过税务部门开票，因急需而

4、卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准前方可给予报销。采购部业务操作制度1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最正确采购方案；3、在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购；4、按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报；6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销

5、合同；8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。物品、原材料采购制度1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。2、坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购的规定。3、各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。4、方案外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。5、凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。6、高额进货和长期

6、定货，均应通过签订合同的方法进行。7、从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不管金额大小一律必须取得总经理的批准，方予采购，否那么财务部拒绝付款。8、凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。食品采购管理制度1、由仓管部根据餐饮部门需要、订出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购方案一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购。2、当采购部接到总经理审批同意的采购方案后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。3、为提高工作效率，加强采购工作的方案性，各类货物

7、采取定期补给的方法。能源采购管理制度1、酒店工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出季度使用方案和年度使用方案。2、制定实际采购使用量的季度方案和年度方案(一式四份)交总经理审批，同意后交采购部按方案采购。3、按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理。4、超出季节和年度使用方案而需增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理。5、当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交

8、能源采购组。能源提运管理制度1、采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购。2、采购部将采购能源的手续办理好后，将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、 等以及办妥提运证后，连同填写委托提货单据，交油库办理签收手续，便以安排提运。3、各类油类、气类的验收手续，按油库验收的有关细那么办理。4、提货完毕，应及时通知铁路卸车专线负责人，把空车拖走。5、验收情况要及时报告采购部。固定资产、低值易耗品的购建、购置1、酒店一切固定资产、低值易耗品的购置，均按预算方案执行。2、属于房屋建筑物购建工程，必须由有关部门事先提出专项报告(基建方案)，经批准后纳入年度财务收支方案。在工程构建期间，必须坚持按工程进度村款。工程工程竣工后，财务部根据工程竣工决算和固定资产交付使用清单，办理固定资产的有关账务处理，建立固定资产有关账卡。3、凡购置机器、机械及其他生产设备、运输设备、电子设备及低值易耗品必须先办理申请报批手续，于购置前一个月填写酒店物品请购单，该单一式三份。经逐级认真审批后，按有关财务工作程序办理相关手续。未经申请报批手续者，未纳入财务收支方案者财务部有权不予安排，不予报销。